W praktyce funkcjonowania szpitali i przychodni często pojawia się kwestia odpłatnego wydawania kopii (odpisów, wyciągów) dokumentacji medycznej oraz opodatkowania tej czynności podatkiem VAT. W tym zakresie można już mówić o utrwalonym podejściu organów podatkowych. W interpretacjach indywidualnych wskazują one sytuacje w których wydanie kopii dokumentacji jest zwolnione z podatku VAT i sytuacje w których podlega ono opodatkowaniu.
Podstawą prawną stosowania zwolnienia w przypadku wydania kopii dokumentacji medycznej jest art. 43 ust. 1 pkt 18 ustawy o podatku od towarów i usług. Przepis ten zwalnia z podatku nie tylko usługi opieki medycznej wykonywane w ramach działalności leczniczej przez podmioty lecznicze, ale również dostawę towarów i świadczenie usług ściśle z tymi usługami związane. Wydanie kopii dokumentacji medycznej będzie podlegało zwolnieniu w zależności od tego jakich usług dotyczy dokumentacja, a także komu oraz w jakim celu dokumentacja ta zostaje przekazana.
Zwolnieniu podlega tylko przekazanie dokumentacji medycznej powstałej w związku ze świadczeniem zwolnionych z podatku VAT usług opieki medycznej. Tylko wtedy czynność wydania dokumentacji jest ściśle związana ze świadczeniem usług medycznych objętych zwolnieniem. Potwierdza to np. interpretacja Ministra Finansów z 25 listopada 2013 r. (sygn. PT8/033/72/174/SBA/13/RD122037).
Zwolnione z podatku VAT jest przekazanie kopii dokumentacji medycznej pacjentowi, jego przedstawicielowi ustawowemu lub osobie upoważnionej przez pacjenta. Natomiast ze zwolnienia nie korzysta wydanie kopii dokumentacji innym podmiotom, np. sądowi, prokuraturze, zakładowi ubezpieczeniowemu. Stanowisko takie wynika np. z interpretacji Ministra Finansów z 5 listopada 2013 r. (sygn. PT8/033/64/166/SBA/13/RD114733).
W zakresie kopii dokumentacji przekazywanej pacjentowi zwolnieniu podlega tylko przekazanie dokumentacji w celu dalszego kontynuowania leczenia w innym podmiocie leczniczym (tak np. interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 15 stycznia 2014 r., sygn. IPTPP1/443-774/13-11/MH). Jeśli pacjent chce uzyskać kopie dokumentacji np. do celów postępowania odszkodowawczego lub w związku z ubieganiem się o przyznanie renty, to taka sytuacja nie korzysta ze zwolnienia w podatku VAT. Podmiot leczniczy powinien odnotować cel wydania dokumentacji np. w formie oświadczenia podpisanego przez pacjenta.
Podsumowując: wydanie kopii dokumentacji medycznej korzysta ze zwolnienia w podatku VAT jeśli dokumentacja dotyczy zwolnionych z podatku usług opieki medycznej, ma miejsce na rzecz pacjenta oraz ma na celu dalsze leczenie w innym miejscu. W innych przypadkach czynność ta podlega opodatkowaniu stawką 23%.
